Využitie a prínosy aplikácie PlanRadar na príklade spoločnosti HB Reavis
11.11.2022 – Digitalizácia stavebníctva sa stala v posledných rokoch častou témou nielen v regióne strednej a východnej Európy. Efektívna príprava, výstavba aj údržba budov sa stáva čoraz naliehavejšou, pretože firmy sú pod ekonomickým i spoločenským tlakom: materiálov je nedostatok a ich dodávky sa oneskorujú, ceny energií prudko rastú, chýbajú pracovné sily – a pritom sa očakávajú stále rýchlejšie, kvalitnejšie a ekologicky šetrnejšie projekty. Riešením mnohých týchto problémov je intenzívnejšia digitalizácia. Jedným z jej nástrojov je aplikácia PlanRadar s rozhraním vhodným pre prakticky všetkých účastníkov stavby: od robotníkov, stavbyvedúcich a inžinierov až po projektových a facility manažérov. Táto prípadová štúdia má za cieľ ukázať, ako celá platforma PlanRadar pomohla spoločnosti HB Reavis: vedúci projektový manažér klientskych priestorov Ing. Jakub Baňas popisuje, prečo sa HB Reavis rozhodla PlanRadar využívať, ako sa táto aplikácia uplatňuje v konkrétnych developerských projektoch a aké má prínosy.
Skupina HB Reavis pôsobí na realitnom trhu takmer 30 rokov. Za tú dobu sa rozrástla na nadnárodnú spoločnosť s viac ako 700 zamestnancami. Z pôvodne klasického developera sa stala aj medzinárodným poskytovateľom pracovných priestorov, keď okrem developerskej sekcie vytvorila aj odnož, ktorá zaisťuje starostlivosť o novo dokončené projekty a ich správu. Zaoberá sa tak všetkými fázami životného cyklu nehnuteľnosti od prípravy cez výstavbu až po prevádzku a údržbu.
HB pôsobí hneď v niekoľkých krajinách vrátane Slovenska. V Londýne napríklad začala stavbu svojho prvého uhlíkovo neutrálneho projektu Worship Square. V Nemecku sa skupine nedávno podarilo dokončiť DSTRCT.Berlin. V Poľsku sa HBReavis sústredí na výstavbu vo Varšave, kde medzi projektmi hrá prím Varso Tower, najvyššia kancelárska budova Európskej únie (310 metrov). V Českej republike je aktuálnym projektom Nová Zvonařka v Brne, ktorá kombinuje kancelárske a coworkingové priestory, maloobchodné predajne a v budúcnosti aj ubytovacie kapacity. Na Slovensku má HB Reavis za sebou už celý rad projektov – aktuálny je napr. kancelársky komplex Nové Apollo v Bratislave, ktorý má byť dokončený na začiatku roku 2023. Doteraz skupina dokončila objekty o celkovej ploche cez 1,5 milióna m2, pričom projekty s plochou 0,7 milióna m2 sú v pláne alebo v procese prípravy.
Cesta k digitalizácii a proces rozhodovania – prečo PlanRadar?
„Digitalizácia – a to nielen v stavebníctve – je v dnešnej dobe nevyhnutná. Požiadavky na rýchlosť, kvalitu a efektivitu informácií sa neustále zvyšujú, pretože tomu potom zodpovedá aj vyššia kvalita produktov či služieb,“ otvára tému Jakub Baňas a hneď predkladá konkrétny príklad zo stavebníctva: „Ak má stavbyvedúci po koordinačnej schôdzke pripraviť report, podarí sa mu to tak tri dni potom. S množstvom denných úloh, ktoré má na starosti, totiž trvá nejaký čas, kým sa k tomu dostane. Digitalizáciu vidím ako spôsob, ktorým sa dá celý tento proces zrýchliť. Vďaka digitalizácii navyše môžu ľudia reagovať oveľa flexibilnejšie.“ Podľa projektového manažéra HB Reavis ide hlavne o zefektívnenie komunikácie a zjednodušenie jednotlivých denných rutín, ktorých je nespočetné množstvo.
Z toho dôvodu hľadali v HB Reavis nejaký čas riešenie, ako na to – od e-mailov až po sociálne siete. Čoskoro však došli k záveru, že dnes sú k dispozícii praktickejšie nástroje. „Na trhu existuje viacero obdobných produktov. Nám však išlo o konkrétnu rovnováhu medzi funkcionalitami, ktoré by dokázali obsiahnuť všetko, čo náš tím medzi rôznymi úrovňami manažmentu potrebuje. Navyše musia byť všetci členovia tímu schopní aplikáciu používať – inak to nefunguje. Práca s aplikáciou skrátka musí byť užívateľsky prívetivá,“ vysvetľuje Baňas a pokračuje: „Nezačínali sme hneď s PlanRadarom, ale s menej sofistikovaným systémom, čo bol aj náš zámer – rovnako ako sa neučíte rovno riadiť formule. Až keď sa to ľuďom dostalo trochu pod kožu, prešli sme na PlanRadar. Ten považujeme za dosť sofistikovaný aj pre vyšší manažment, ale zároveň za užívateľsky priateľský pre bežného pracovníka. Zvíťazila rovnováha aj dobrý pomer cena-výkon.“
Zavedenie PlanRadaru a jeho využívanie v praxi
„PlanRadar sme zvolili hlavne s cieľom zlepšenia komunikácie medzi jednotlivými pracovnými funkciami a pozíciami: od zástupcov investora cez generálneho dodávateľa, subdodávateľa až po pracovníkov na stavbe. Potrebné informácie totiž musí dostať včas a flexibilne naozaj každý, kto na stavbe pracuje – to znamená aj radový robotník,“ komentuje Jakub Baňas, a dodáva: „Zmeny a inovácie procesov sú vždy náročné. Majú svoju inkubačnú dobu, ktorú ľudia potrebujú na to, aby si nový systém ‚osahali‘. Veľmi dôležitá je pri tom vzájomná podpora a diskusia v tíme. Za veľmi podstatný v tomto prechode totiž považujem práve ľudský faktor. Trvalo asi štyri mesiace, kým sa všetko rozbehlo naplno – jedná sa o mnoho regiónov, kde mal každý iné doterajšie skúsenosti. Potom sme ale vo všetkých krajinách zaznamenali výrazný progres, kedy sme už PlanRadar dokázali implementovať rýchlejšie a dynamickejšie. Teraz dosahujeme až opačný efekt – ľudia chcú v aplikácii väčšie množstvo práv, práca je pre nich oveľa komfortnejšia,“ popisuje zavádzanie PlanRadaru Baňas.
Postupne sa spoločnosti HB Reavis podarilo zaviesť PlanRadar v plnej šírke. To v praxi znamená dokumentáciu, komunikáciu, riadenie úloh či závad a taktiež reportovanie. Hlavným cieľom bolo dostať všetky informácie na jedno miesto tak, aby sa tímom lepšie a ľahšie pracovalo. „Aktuálne využívame PlanRadar asi pri 50 projektoch – 5 projektoch budov a cca 45 projektoch fit-outov vnútorných priestorov pre našich klientov. Využitie je teda logicky rôzne podľa toho, čo každý tím potrebuje a preferuje. Za najdôležitejšie funkcie PlanRadaru osobne považujem prípravu a zdieľanie tiketov úloh a previazanie komunikácie, ďalej aj dokument manažment systém, kam môžeme ukladať výkresy, ktoré sú prístupné všetkým účastníkom projektu v rovnakej verzii. V neposlednom rade potom tvorbu reportov – tie nám nahrádzajú predošlý excel, ale sú oveľa prepracovanejšie. A mnoho ďalších – vo všeobecnosti môžem povedať, že máme využitie pre všetky dostupné funkcionality,“ komentuje Baňas.
Proces prípravy a výstavby nového stavebného projektu znamená obvykle prácu na niekoľko rokov a situácia sa tak priebežne vyvíja. Ani zavádzanie PlanRadaru v tom nie je výnimkou. „Jeden projekt trvá zhruba 3-4 roky, z toho približne 2 roky robí čistá výstavba – a to je pomerne dlhá doba. To tiež spôsobilo, že sme PlanRadar v mnohých prípadoch neimplementovali vo fáze prípravy, ale až v priebehu výstavby alebo pri jej finalizácii. Zladenie starých a nových procesov (pričom PlanRadar nebol jedinou zmenou, ktorú sme zaviedli) vyžadovalo čas. Ale to platí pri každej potrebnej inovácii,“ hovorí Jakub Baňas a pokračuje: „V súčasnej dobe využívame PlanRadar hlavne vo fáze výstavby, projektového riadenia a pre úspešné dokončenie a odovzdanie priestorov.“
Príklad z praxe: projekt Nové Apollo v Bratislave
Nové Apollo je prevažne kancelársky projekt, ktorý HB Reavis v súčasnej dobe stavia v obchodnej štvrti Novej Nivy v Bratislave. Budova má 8 nadzemných podlaží a zahŕňa viac ako 55 000 m2 kombinovaných kancelárskych priestorov s retailom. Výstavba bola zahájená na jar roku 2021 a dokončenie stavby sa očakáva v prvej polovici roku 2023.
Spoločnosť HB Reavis spolu s architektmi Make Architects a Siebert+Talas, ktorí sú autormi návrhu projektu, si zakladá na zdravom vnútornom prostredí aj životnom štýle, čo sa premieta aj do riešenia Nového Apolla. Je tu zelené átrium či Bike Hub, ktorý bude fungovať ako kaviareň, požičovňa aj servis bicyklov. Budova ašpiruje na certifikáciu komplexnej udržateľnosti BREEAM, ako aj na certifikáciu zdravého vnútorného prostredia WELL. Kotevným nájomcom, pre ktorého HB Reavis realizuje aj kancelárie, je spoločnosť IBM, ktorá si tu prenajala 30 000 m2 kancelárskych priestorov.
„Nové Apollo je jedným z projektov, pri ktorom sme začlenili PlanRadar už v rannej fáze. Bežia tu vlastne dva projekty súčasne – výstavba budovy, ktorá postupuje veľmi rýchlo a čoskoro ju čaká finalizácia, a realizácia fit-outu pre klienta IBM. Ide o náš najväčší interiérový projekt v Európe. Ide o pomerne špecifickú kombináciu a PlanRadar tu výrazne prispel k zlepšeniu koordinácie aj spolupráce,“ hovorí Jakub Baňas.
„Pri výstavbe dnes používa PlanRadar spolu s dodávateľom a subdodávateľmi 56 aktívnych užívateľov. Ide takmer o celý tím. Čo sa týka konkrétnych pozícií a rolí, ide o zástupcov investora, projektových manažérov výstavby, jednotlivých stavbyvedúcich, zodpovedné osoby za subdodávateľov – teda skutočne o všetky úrovne. Väčšina procesov prebieha priamo v aplikácii PlanRadar,“ opisuje Baňas a dodáva: „To isté môžem povedať aj o fit-outoch: aj tu sa cez platformu PlanRadar zapájajú všetci. Pri takom rozsiahlom projekte, akými sú kancelárie IBM, to zahŕňa zhruba 50 ľudí.“
„Ako najzásadnejšie pri týchto projektoch vnímam využívanie ticket management systému – v tomto plugine PlanRadaru fungujeme skutočne naplno. Ďalej používame document management systém, do ktorého ukladáme relevantnú projektovú dokumentáciu,“ komentuje Jakub Baňas a dopĺňa: „Projekt ešte nie je dokončený, a výsledky teda nemožno ľahko kvantifikovať. Už teraz však vidíme, ako nám PlanRadar pomáha a šetrí čas, či už ide o tvorbu externých materiálov, zápisov zo schôdzok alebo o kratší čas strávený na stavenisku – mnoho záležitostí sa dá vďaka PlanRadaru urobiť priamo z kancelárie.“
Prínosy PlanRadaru pohľadom HB Reavis
Jakub Baňas sumarizuje zoznam najväčších prínosov, ako ich vidí HB Reavis:
Komunikácia a spolupráca
„Tento bod osobne považujem za najdôležitejší zo všetkých – dostať komunikáciu na jedno miesto, kde budú všetky informácie k dispozícii ako pracovníkom na stavbe, tak projektovým manažérom, investorom aj dodávateľom. Obsiahne to všetky úrovne. PlanRadar v tomto ohľade vidím ako jednoznačný prínos. Na všetko je možné rýchlo a efektívne reagovať.“
Redukcia papierových dokumentov
„V tomto ohľade je prínos tiež jasný – našu papierovú dokumentáciu to veľmi znížilo. Zatiaľ ešte nie sme v situácii, keď by išlo o 100 % redukciu – to bude možno ešte nejaký čas trvať. Rozhodne však k tomu smerujeme a PlanRadar nám s tým výrazne pomáha.“
Produktivita práce a šetrenie času
Riešenie kolízií
„To, že na stavbe vznikajú kolízie, je nevyhnutné, pretože projekty sú svojím rozsahom často obrovské. Vďaka PlanRadaru však na ne môžeme rýchlejšie a pružnejšie reagovať: ak sa chyba zaznamená včas, pre všetkých je táto informácia dostupná a k náprave dôjde rýchlejšie. To nám jednoznačne šetrí energiu aj čas. Predtým trvalo tri dni, kým sa problém začal riešiť, dnes sa k tomu dostaneme niekedy ešte počas toho istého dňa. Celkovo sa efektivita využívania pracovného času zlepšila asi o 15-20 %. „
Tvorba tiketov
„Samotné zaznamenávanie a zdieľanie tiketov vidím ako kľúčovú časť, pretože sa jedná o najčastejšiu aktivitu. Vytvorenie jedného tiketu zaberie menej ako jednu minútu, čo je oproti predchádzajúcim systémom zrýchlenie najmenej o 50 %. Na jeden stavebný projekt vyjde zhruba 7 000 tiketov. Pri fit-outoch vždy záleží na danom rozsahu – celkovo to činí asi 1 000-2 000 tiketov.“
Prehliadky a kontroly na stavbe
„Čo sa týka času stráveného na stavbe, v tomto ohľade u nás nezávisle od PlanRadaru prebehli procesné zmeny: predtým chodili projektoví manažéri na obhliadky skôr zriedka, väčšinou to bolo na stavbyvedúcich. Dnes chodia na stavenisko naopak častejšie, pretože sa nám ich priamy kontakt s výstavbou osvedčuje. Pri tejto aktivite však používajú PlanRadar a práca je preto rýchla a efektívna. Všetko funguje pružnejšie, pretože problematické záležitosti vidia a evidujú priebežne.“
PlanRadar skvele funguje pri fit-outoch
„Najlepšie sa nám efektivita PlanRadaru osvedčuje pri fit-outových projektoch, ktoré sú oproti stavbám rýchlejšie – trvajú rádovo od 4 do 8 mesiacov. Ide napríklad o už spomínaný IBM. Týchto projektov vedieme niekoľko desiatok a pozitívne výsledky sú na nich oproti výstavbe budov vidieť za kratšiu dobu.“
Zhrnutie – PlanRadar a HB Reavis vo faktoch a číslach
HB Reavis aktuálne používa PlanRadar na 50 projektoch (5 budov a 45 klientskych projektov interiérov)
Na jednom projekte (podľa veľkosti) zdieľa aplikáciu PlanRadar približne 50 osôb
Čas potrebný na iniciáciu riešenia vzniknutých problémov sa znížil zo zhruba 3 dní na 1 deň
Celková produktivita využívania pracovného času sa vďaka využívaniu PlanRadaru zlepšila cca o 15-20 %
Na jednom stavebnom projekte sa vytvorí asi 7 000 tiketov
Na jednom fit-outovom projekte sa vytvorí 1 000 – 2 000 tiketov v závislosti od veľkosti priestoru
Tvorba a distribúcia tiketu zaberie menej ako 1 minútu, čo znamená približne 50 % úsporu času v porovnaní s predtým používanými postupmi
PlanRadar ako budúcnosť efektívneho stavebníctva
HB Reavis je jednou z inovátorských spoločností, ktorá už svojou skúsenosťou zistila, aké benefity a zjednodušenie môže PlanRadar ako nástroj digitalizácie v stavebníctve priniesť. Každá zmena si vždy žiada určitý čas, ale výsledky ukazujú, že to stojí za to a že nie je potrebné sa digitalizácie obávať. Naopak: PlanRadar pomáha každému účastníkovi stavby – či už ide o stavbyvedúceho, dodávateľa alebo manažéra v kancelárii. Podľa svojej funkcie potom aj jednotliví účastníci stavebného procesu PlanRadar využívajú. Aplikácia je navyše užívateľsky veľmi prívetivá – na riešenie prípadných problémov je neustále k dispozícii podporný tím PlanRadaru, aby každej spoločnosti prechod k zavedeniu platformy a jej následnú prevádzku čo najviac uľahčil.
„Ľudia si musia zvyknúť, že prichádzajú nové procesy a nástroje. Keď sa do toho už človek dostane, efekt je úžasný – len sa treba k tomu vzájomne motivovať. Nepochybujem o tom, že ďalšie benefity ešte uvidíme, pretože stále nevyužívame plný potenciál aplikácie. PlanRadar napríklad plánujeme využívať aj na facility management budov. Veľa vecí je teda ešte pred nami a my sa po doterajších skúsenostiach na novinky tešíme,“ uzatvára Jakub Baňas.
O PlanRadare
PlanRadar je softvérové riešenie pre stavebných a realitných profesionálov. Svojim používateľom umožňuje pripojiť sa na diaľku ku cloudovej aplikácii vhodnej pre všetky prehliadače a všetky typy chytrých telefónov a tabletov (iOS, Android a Windows) a používať ju odkiaľkoľvek cez internet. So svojim tímom je tak možné sledovať, zaznamenávať a zdieľať akýkoľvek druh informácií v reálnom čase.
Informačný servis
