Cesta k efektívnosti: Automobilové opravovne MV SR vstupujú do éry digitálnej transformácie dokumentácie
29.11.2023 – Do portfólia akciovej spoločnosti Automobilových opravovní Ministerstva vnútra Slovenskej republiky (AOMV SR) patrí aj služba digitalizácie, v rámci ktorej poskytuje komplexné služby pre štátnu a verejnú správu. Svojim klientom ponúka riešenia na mieru, vrátane vývoja príslušných softvérov.
Oddelenie digitalizácie AOMV SR pomáha štátnym inštitúciám a organizáciám efektívne znižovať náklady spojené s fyzickým archivovaním dokumentov a zabezpečuje bezpečné uchovávanie dát v elektronickej forme. „Dokumenty sú uložené na serveroch, čím sa okamžite stávajú prístupnými pre všetkých oprávnených používateľov. Práca s digitálnymi údajmi sa výrazne zjednodušuje, čo minimalizuje čas strávený hľadaním konkrétnych informácii,“ vysvetľuje Martin Vavrinec z oddelenia digitalizácie, AOMV SR.
Digitalizácia údajov a dokumentov má významný prínos pre pracoviská zdravotnej starostlivosti, advokátske kancelárie, štátne archívy, úrady či iné organizácie. Online prístup k dôležitým záznamom výrazne uľahčuje uchovávanie zmlúv a dôležitých informácií o zamestnancoch a klientoch spoločnosti.
V rámci procesu digitalizácie využíva AOMV SR moderné a profesionálne rýchlostné skenery pre neviazané dokumenty, pričom využíva technológiu čiarových kódov na vytvorenie adresárovej štruktúry podľa individuálnych požiadaviek klienta. Pre digitalizáciu viazaných dokumentov sa využívajú ploché skenery, ako napríklad pri notárskych zápisniciach, a pre skenovanie kníh a archívnych materiálov sa používajú knižné skenery. Všetky tieto skenery sú vybavené technológiami, ktoré chránia integritu dokumentov a minimalizujú riziko ich poškodenia.
Vývoj aplikácií
V rámci AOMV SR boli vyvinuté softvérové programy s cieľom optimalizovať postprodukciu naskenovaných dokumentov. Každý z týchto programov bol vytvorený na špecifický účel, či už ide o zápis a editáciu metadát, konverziu grafických a iných formátov, softvér pre optické rozpoznávanie znakov (OCR) alebo iné nástroje na spracovanie naskenovaných dokumentov. „Pri práci s citlivými informáciami využívame vlastný softvér, ktorý bol vyvinutý špeciálne pre tento účel. Tento nástroj nám automatizuje anonymizáciu údajov, pričom vyhľadáva reťazce ktoré majú byť „začiernené“ podľa presne definovaných kľúčov. Samozrejme, operátor vždy disponuje aj možnosťou manuálnej korekcie,“ objasňuje Lukáš Huňara, predseda predstavenstva AOMV SR.
Na postprodukciu dokumentov využíva oddelenie profesionálne softvérové riešenia, ako i ďalšie vlastné softvéry vyvíjané a prispôsobované vývojármi podľa konkrétnych požiadaviek klientov. Martin Vavrinec vysvetľuje: „Postup a metodika sa vždy odvíjajú od konkrétneho projektu a klienta. Na zvýšenie efektivity využívame vlastné softvéry a skripty. Zároveň sa opierame o technológiu čiarových kódov a softvér ScanGate, ktoré výrazne urýchľujú a zjednodušujú proces spracovania. Treba zdôrazniť, že každý projekt je unikátny, a preto je k efektívnemu fungovaniu kľúčové správne nastavenie všetkých procesov, k čomu nám slúži tzv. pilotný projekt. Tento postup zahŕňa naskenovanie a spracovanie malej vzorky dokumentov z plánovaného projektu podľa dohodnutých požiadaviek, ktoré nám slúži ako referenčný bod pre „ostrý“ projekt. Konkrétne metodiky a postupy tvoria súčasť know-how našej spoločnosti.“
Digitalizácia dokumentov na kľúč
V rámci AOMV SR boli zdigitalizované dokumenty pre rôzne ústredné orgány štátnej a verenej správy, napríklad pre Slovenský národný archív Ministerstva vnútra Slovenskej republiky, štátne archívy na Slovensku, Sekciu verejnej správy Ministerstva vnútra Slovenskej republiky a viaceré Okresné úrady v sídle kraja. „Náš tím neustále sleduje aktuálne trendy v obore, vďaka čomu dokážeme flexibilne reagovať na požiadavky klientov a ponúknuť vždy najlepšie riešenia. Digitalizáciu dokumentov prispôsobujeme konkrétnym potrebám klienta bez ohľadu na veľkosť organizácie či rozsah projektu.“ dodáva Lukáš Huňara.
Budúcnosť patrí digitalizácii
Digitalizácia hrá významnú úlohu vo vývoji spoločnosti, v poskytovaní moderných, efektívnych riešení pre rôzne odvetvia. V dnešnom dynamickom podnikateľskom prostredí je softvér neoddeliteľnou súčasťou rastu a konkurencieschopnosti každej modernej spoločnosti. Vďaka inovatívnym prístupom v oblasti digitalizácie prispievajú Automobilové opravovne Ministerstva vnútra SR k zlepšeniu efektívnosti a kvality služieb v štátnom sektore, čím posúva digitálnu éru na novú úroveň.
Informačný servis
